Webentrepreneures: Comment gérer vos projets clients avec ASANA.

asana
En tant que webentrepreneure, vous travaillez essentiellement avec des clients que vous rencontrez en ligne. Cela signifie que pour travailler ensemble, vous passez forcément par la case e-mail. Aussi, votre boîte mail, aussi bien organisée soit-elle, se remplit immanquablement tous les jours un peu plus.

Travailler par mail avec vos clients semble la manière la plus facile d’échanger avec eux. Par mail vous pouvez partager des discussions, des fichiers, poser des questions etc.

Pourtant, on parie que vous avez déjà recherché pendant des heures ce fameux mail où votre client vous avez donné une information essentielle ? Que malgré vos recherches, après avoir parcouru toute la liste de vos échanges et juré tous les noms d’oiseaux qui vous passaient par la tête vous avez fait chou blanc ?

Vous avez perdu un temps précieux.

Je suis passée par là, au début. Mais maintenant que je sais que des outils existent pour me faciliter la vie, mon seul mot d’ordre: plus jamais ça!

Jamais je n’ai aussi bien vécu mes projets clients que depuis que j’utilise un outil de gestion de projet . Pour ma part j’utilise un outil qui s’appelle Basecamp mais j’ai étudié récemment un autre outil qui est plus abordable lorsqu’on débute et tout aussi efficace.

Aujourd’hui je vais vous parler d’Asana, l’outil grâce auquel vous allez pouvoir gérer sereinement vos projets clients.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de projet ?

C’est un outil en ligne qui va vous permettre d’organiser vos projets en les classants de manière individuelle. Vous pouvez créer des modèles de systèmes que vous allez réutiliser avec chaque client (pas la peine de tout réécrire à chaque fois!), vous pourrez créer des to-do-lists et les assigner à des dates sur le calendrier, vous pourrez créer des discussions par thématique et retrouver facilement vos informations pour chaque point abordé avec votre client et enfin, vous pourrez échanger des fichiers et tout cela dans un seul et même endroit dédié !

Fini la confusion ! Acabou confusão !

Pourquoi est-ce que cela vous fait gagner du temps?

C’en est fini des retours incessants par mail, des mails perdus, des dizaines de liens que vous créez dans votre dropbox ou sur google drive pour partager vos fichiers.

Pourquoi utiliser Asana ?

Asana a une interface agréable et intuitive et en plus maintenant ils ont une appli que vous pouvez installer  directement sur votre ordinateur !

Lorsque vous avez une nouveau client, vous créez un projet qui lui est dédié, inscrivez toutes les informations nécessaires au projet, programmez les dates essentiels (pour vous rendre des documents, du travail, effectuer les paiements…) et l’invitez à rejoindre le projet.

A partir de là, vous échangez à cet endroit pendant toute la durée du projet et vous pouvez suivre en direct l’évolution de ce dernier.

Comprendre le fonctionnement d’Asana

Inscrivez vous sur Asana en vous créant un compte. Vous aurez alors accès à votre tableau de bord. C’est à partir de là que vous pourrez vous créer des projets aussi bien personnels que partagés avec vos clients.

Faites attention à bien comprendre deux notions différentes sur Asana, qui peuvent perturber un peu au début: « team » versus « project ».

Team:

Sur Asana vous pouvez ajouter des « team members » qui partageront avec vous le même espace de travail. Imaginons que votre entreprise est composée de vous et de votre assistante virtuelle et que vous avez besoin de partager le même calendrier, de partager des discussions etc. Alors vous partagez un espace de travail en ajoutant des membres à votre équipe ici:

team-asana

Project:

Vos clients, eux, vous devez les ajouter, en tant qu’invités dans chacun de vos projets. Alors, ces derniers verront uniquement ce qui les concerne, ils n’auront pas accès à vos autres projets ou même vos listes personnelles.

Ajouter un projet et le partager avec votre client

Dans la colonne de gauche, cliquez sur l’icône + pour ajouter un nouveau projet. Vous pouvez choisir de le garder personnel (seule vous y aurez accès) ou de le partager avec votre équipe (vos team members, pas vos clients).

asana projet client

Votre projet va s’afficher dans la colonne de gauche. Cliquez sur ce dernier et en haut à droite du projet, cliquez sur l’icône +. C’est ici que vous pourrez ajouter votre client. Inscrivez son adresse mail et cochez la case « Only this project ».

asana gérer ses clients webentrepreneure

Votre client va recevoir une invitation par mail et va devoir se créer un mot de passe pour se connecter à Asana et accéder à son projet.

asana outil pour webentrepreneure

A partir de là votre client va pouvoir échanger avec vous sur son projet et vous faire parvenir tous les documents dont vous aurez besoin. Vous pourrez échanger des discussions en un seul endroit et ne risquerez plus de perdre le fil.

A quoi ressemble un projet client ?

Un projet est organisé en plusieurs onglets. Au sein de chaque projet vous allez pouvoir ajouter: des liste de tâches, des conversations, visualiser un calendrier, suivre la progression du projet et accéder aux fichiers téléchargés.

List:

Les listes vous permettent d’ajouter des tâches à accomplir à la fois pour vous et pour votre client. Vous allez pouvoir leur assigner une date et donc suivre leur déroulement.

asana pour webentrepreneure

Cliquer sur une tâche ouvrira un panneau latéral qui permettra de paramétrer plusieurs choses dont la date, la personne à qui elle s’adresse ou d’ajouter des commentaires et des fichiers.

asana gestion de projet

Conversations:

Les conversations sont comme les emails, elles peuvent être créés par chacun de vous et depuis n’importe où! En effet, pas besoin de vous connecter à Asana pour créer une discussion. Asana va créé une adresse mail spécifique dédiée au projet et il vous suffira d’envoyer un mail à cette adresse pour débuter une nouvelle conversation. Pratique!

asana webentrepreneure

Voici à quoi ressemble le fil de vos conversations:

asana

Calendar

Le calendrier va vous permettre de visualiser très rapidement comment vos tâches sont organisées dans le temps. Chacun des participants au projet peut ainsi suivre ce qui le concerne.

asana tutoriel

Progress:

Asana vous permet de visualiser la progression de votre travail. Vous savez exactement combien de choses il vous reste à faire et où vous en êtes par rapport à la date de fin de projet.

asana webentrepreneure

Files:

Dans cet onglet vous retrouverez tous les fichiers qui ont été téléchargés sur le projet et vous saurez exactement à quelle tâche ou à quelle discussion est assignée le document en question.

asana gestion de projets

N’hésitez plus à utiliser Asana pour vos projets clients.

Comme tout nouvel outil, vous pouvez trouver cela déconcertant au premier abord parce que vous vous dites qu’il va falloir apprendre à maitriser la bête. Vous vous dites que vous n’êtes pas faite pour ça, que vous n’aimez pas tout ce qui est technique. Mais je vous assure que le jeu en vaut la chandelle.

Au final vous pourrez:

  • Gagner du temps
  • Montrer votre professionnalisme
  • Être mieux organisée
  • Avoir l’esprit serein
  • Mieux gérer votre calendrier
  • Mieux accompagner vos clients et mieux les encadrer

Et pour vous montrer à quel point il n’y a rien de compliqué, une mini vidéo pour vous faire une petite démonstration des possibilités de ce logiciel.

Utiliser un système de gestion de projet est le meilleur moyen de servir ses clients. #webentrepreneureClick to Tweet

Découvrir Asana

1 Comment

  1. Sabrina sur 29 juin 2016 à 18 h 03 min

    C’est une super appli ! Merci d’avoir pris le temps de nous la présenter en détail et d’avoir préparé ce tuto. Je pense l’adopter pour gérer mes projets pro et persos 🙂

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